Festival del choro, del maíz, de la papa, del camarón, de la guacamaya, del café, del chocolate… entre tanta variedad que podemos encontrar en la actualidad en diferentes ciudades del país. No puedo negar que me encanta que haya una proliferación de festivales, casi todos en Honduras, con temáticas gastronómicas y costumbres específicas de una región del país y de paso se involucran expresiones de las artes.

Como gestora cultural, es inevitable trabajar cuando no te lo piden. Sí, me refiero a que al asistir a eventos en el marco de festivales de este tipo, como gestor uno analiza las potencialidades de las cuales se está sacando máximo provecho y de todo el que se desperdicia o no se utiliza y del cual podría aprovecharse más.

En tal sentido, mi interés al dedicarle mi artículo del mes a los Festivales, es el de recalcar la importancia de una óptima organización precisamente para garantizar el éxito de un festival. Me pregunto ¿Entre tanto festival que existe ahora, habrá uno solo que supere las expectativas de los usuarios? No entraré en la calificación de los mismos, lo que daré a continuación es más bien mi aporte teórico, el cual, pienso, mínimamente debería cumplirse en la organización de los mismos.

Duración de un festival
Empecemos aclarando que un festival no es necesario que sea de varios días para considerarse un festival. Un festival podría ser un evento de una duración máxima de dos horas dirigido a un grupo selecto de personas o podemos hablar por el contrario de un mega evento que tenga una duración de una semana o incluso más días.

No importando la duración elegida por una u otra razón, existen ciertas particularidades que aconsejo tener en cuenta para poder lograr el impacto deseado. Y esto sí que es importante, el impacto que dejamos sobre los asistentes, porque basta una sola vez para que el público se quede con la idea de que es un evento desordenado así como también para que el evento sea un éxito rotundo al punto que las personas se conviertan en público fidelizado a nuestro festival. El cual, el próximo año no irá solo él/ella sino que llevará al menos a una persona más de acompañante.

Preguntas básicas para organizar un festival
Hay preguntas que parecen obvias tenerlas resueltas pero aunque no se crea, no siempre la organización de un evento las sabe responder y son imprescindibles para poder avanzar con el resto de los objetivos:

1. ¿Dónde y cuándo se realizará el evento?
Pensar en sedes adecuadas para cada tipo de evento es fundamental. Por poner un ejemplo, es romántico pensar en poner una Orquesta de Cámara en una plaza al aire libre por el simple hecho de que parece “lindo”, sin embargo, queremos poner a los músicos bajo el sol o bajo la lluvia, en donde el público apenas y escuchará la música pues en espacio abierto y evidentemente no tenemos una acústica adecuada así como tampoco abundan empresas serias que presten servicios de amplificación de calidad y por lo tanto el resultado que obtendremos es terrible con algo así.

Pensar en el ambiente idóneo, tomar en cuenta los climas para tipo de evento, pensar en la comodidad de los artistas, son detalles que parecen mínimos pero insisto, no siempre se toman en cuenta.

2. ¿Qué duración tendrá?
Las capacidades instaladas de los gestores es lo que define esto. A veces no se trata ni siquiera de lo económico. Un evento de 2 horas puede ser igual de caro que el que se realiza en 7 días.
Personalmente odio los festivales que presentan 10 páginas de programa de eventos de 4 días, un programa que de paso está mal diagramado, no se lee o no se entiende. Pareciera que más es mejor, pero si la organización no tiene esa capacidad no es bueno, tener una lista interminable de eventos en el cual todos inician impuntuales, no acude suficiente público y de paso no fueron bien hechos. Sigo creyendo que una sola actividad bien hecha y que deje huella en la memoria de las personas es lo deseable. Hacer 50 eventos que nadie recuerda cómo y dónde pasaron deja mucho que desear de la organización del mismo. Si esto sucede, es porque básicamente se perdió el norte de para qué y por qué se hace lo que se hace.

3. ¿A quién está dirigido?
Otro imprescindible. A veces nos pintan que son eventos familiares, por ejemplo. Y resulta que los hacen en espacios poco aptos para niños o para adultos mayores, como también no se programan actividades para estas mismas personas. Focalizarse en un público meta específico es fundamental, para programar actividades y porque esto también influye en la manera de difundirlo.

4. ¿Cuál es el motivo principal de convocatoria?
Qué celebramos, qué conmemoramos. Sucede que en las programaciones, en muchas ocasiones, no encontramos un hilo conductor en los eventos o la razón por la cual estamos haciendo un festival. Pareciera que son sucesiones de eventos para llenar espacios y sin objetivos comunes.

5. ¿Qué resultados se desea obtener con la organización de este evento?
Si seguimos haciendo las cosas por el hecho de que “hay que hacerlo”, o porque es “costumbre”, o porque de casualidad caímos en este trabajo, quizás sea esta la causa principal de por qué las cosas no salgan bien. Unos objetivos breves, claros y bien planteados deberán estar en la mente de los organizadores desde su gestación, realización y hasta el final.

6. Evaluación
Cada vez que estamos en medio de un evento, debe ser el momento ideal para preguntarle a los asistentes qué le parece el evento, que nos retroalimenten y nos hagan sugerencias mediante instrumentos sencillos que podemos recolectar entre algunos asistentes. Demos la oportunidad de que las personas nos evalúen. En muchas ocasiones no nos gusta que nos digan cómo nos ven, pero si no se toma en cuenta entonces para qué y para quienes estamos trabajando. Por lo tanto, la evaluación debe realizarse tanto por las personas asistentes así como por los organizadores de una forma fría y a conciencia.

Cuál será el platillo fuerte
Todo Festival debe de tener una atracción especial que será el motor del encuentro. Entorno a ella girarán el resto de las actividades, que pueden incluir gastronomía, exhibiciones, una feria y otros shows que secunden al plato fuerte que ofrezcas.
Reitero que pensar en los espacios e infraestructura ideal para cada actividad deberá ser un objetivo básico a cumplir. De esta manera, deberás acomodar espacios para poder resaltar los lugares que los participantes recorrerán. Ese espectáculo, el centro de atención, será la motivación principal por la que el público asista, por eso, es importante cuidar tanto los momentos “visibles” como los “no visibles”.
Todos los organizadores del evento y el trato que le puedas brindar a esas personas, ya sea quienes trabajen en la parte artística como en la logística también ayudará a crear un mejor clima para que las personas se sientan felices y más predispuestas. Es importante que uses la creatividad en toda la gestión de un evento, desplegando tu imaginación, dentro de lo que el presupuesto te permita, para que, quienes asistan, no sientan que fueron a un espectáculo más.

El financiamiento del proyecto
No esperar a que todo proyecto deba ser financiado por gobiernos locales o estatales. Es importante estar atento a las convocatorias que puedan ayudarte con el financiamiento que necesites para llevar adelante tu proyecto y de fuentes de organismos privados, ONG o internacionales.
También debes tener en cuenta que a las empresas les interesa patrocinar este tipo de actividades, ya que las ayuda a acercar su imagen al público. Por este motivo, si te encuentras embarcado en un proyecto de estas características no dudes en convocarlas para que colaboren en lo económico.

Prensa y difusión
Recuerda: difundir no es solo subir fotos o crear eventos en redes sociales. Dependiendo del evento, tendrás tu lista específica de invitados o deberás armar un plan para que el público participe. Es mucho más efectivo crear listas de contactos personalizados. No digo que olvides las redes sociales pero no te limites solo a ese medio.

Por último, ten en cuenta que los festivales se organizan porque tienen un propósito y los fundamentales son los siguientes:

• Sirven como herramienta de comunicación de un proyecto, una idea o un producto artístico.
• Se utilizan para celebrar algo en específico.
• Una persona o un grupo desea mostrar al público su manifestación artística.

Mucha suerte con tu próxima gestión de un festival.

Carmen Cruz

Es originaria de la ciudad de Santa Rosa de Copán, Honduras.
Máster en Gestión de Cultural por la Universidad Carlos III de Madrid. Licenciada en Letras y Filosofía por la Universidad Rafael Landívar de Guatemala.
Actualmente radicada en la ciudad de Santa Rosa de Copán en donde trabaja como gestora cultural independiente y en un proyecto de emprendimiento propio.
Fue Subdirectora de Cultura de la Universidad Nacional Autónoma de Honduras. Ha sido Directora Ejecutiva de la Fundación para el Museo del Hombre Hondureño. Presidente del Comité de Centros Culturales de Tegucigalpa. Jefe de la Unidad de Negocios Editoriales, Hemeroteca y Editora de Turismo e Identidad Nacional para el Grupo OPSA, La Prensa, en San Pedro Sula. Técnico académico administrativo de la Dirección de Posgrados de la Universidad Rafael Landívar de Guatemala. Ha sido profesora titular de la Universidad Rafael Landívar y Universidad del Istmo en las clases de: Introducción a la Literatura; Lenguaje y comunicación; Antropología filosófica y Apreciación de cine.
Perteneció al Comité Internacional de Investigación y Crítica Literaria de Editorial Promesa de Costa Rica, la Universidad de Costa Rica (UCR) y la Universidad de la Sabana de Bogotá, Colombia.
Ha dado conferencias y tiene publicaciones en países como México, Chile, Costa Rica, Colombia e Italia.

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